Tilaaminen on vaikeaa

Teen töitä toimistossa, vastaanotan tilauksia. Asiakkaat ovat siis yrityksiä, eivät yksityishenkilöitä, ja tilaajat joka firmalla on pitkälti samat.

Meillä on käytössä ohjelmoitu excel-tilauslomake. Varsin yksinkertainen, helppo ja simppeli lomake; kaikelle tarvittavalle on omat sarakkeet ja oikein täytettynä saan tämän lomakkeen suoraa järjestelmään. Tosi simppeliä!

Niin luulisi.

Tuotteillamme on parit erilaiset koodit; täsmäkoodit sekä muunneltavat. Muunneltavissa koodeissa voi muuttaa tilattavan tuotteen kokoa, eri osia jne ja täsmäkoodi luonnollisesti on yhden tietynlaisen tuotteen koodi – sitä ei voi muuttaa. Tuotekoodit on suunniteltu yhdessä asiakkaiden kanssa ja kaikilla asiakkailla on tuotelistat. Jos viitsivät etsiä.

Harva se päivä tilauslomake on täytetty ihan miten sattuu. Täsmäkoodeilla tilattu, mutta kirjoitettu romaani siitä mitä kaikkea tästä tuotteesta tulee muuttaa. Rivien yli hypitty jne. Sitten isolla kirjoitettu että toimitus pitäisi olla käytännössä parin tunnin sisään. Tilauksen koosta riippuen sen valmistamiseen menee itsessään jo aikaa sekä mitä enemmän tilauksessa on korjattavaa, sitä kauemmin kestää saada se järjestelmään.

Osa äijistä viis veisaa tilauslomakkeetkin, ja tilaukset saattaa tulla niin, että ne on joku kirjoittanut suttuisella käsialalla paperille ja siitä räpsäisty kuva ja laitettu sähköpostilla. Noin muutenkin laiskimmat laittavat isot tilaukset suttuisilla kuvilla ja niitä sitten itse koittaa tulkita ja näpytellä järjestelmään..

Monet kerrat näille tilaajille on lähetetty uudet, toimivat tilauslomakkeet, neuvottu miten tilataan jne. Ehkä viikon saamme tilaukset oikein tai edes vähän sinnepäin, kun se jo seuraavalla viikolla on unohtunut.

Jos vaan voit, niin vaikeuta mahdollisimman paljon tilausten vastaanottajan työtä, kiitos!